ESocial – Receita Federal Alerta Empregadores do Grupo 2 Para o Cumprimento da 4ª Fase

Após o fechamento da primeira folha de pagamento na nova sistemática do eSocial, as empresas de médio porte definidas como 2º grupo, cujo faturamento ficou entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões em 2016 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, devem se preparar para a fase 4substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias referente à competência de abril/2019.

A Receita alerta para o risco de as pessoas deixarem para enviar as informações nos últimos dias, pois muitos contribuintes podem encontrar dificuldades devido ao acúmulo de acessos ao sítio do eSocial, como ocorreu no dia 07/02/2019, prazo para o cumprimento da fase 3 (evento da folha de pagamento) para o 2º Grupo, em que milhares de empresas tiveram problemas de acesso pela instabilidade do eSocial, conforme publicado aqui.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) vai substituir até 15 obrigações periódicas para os empregadores brasileiros, reduzindo custos e melhorando o ambiente de negócios do país.

O primeiro grupo de empregadores já completou o processo de migração para o novo sistema. São 13 mil grandes empresas e 11,5 milhões de trabalhadores.

Fonte: Receita Federal do Brasil – 13.02.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Publicada Nova Versão do Manual de Orientação Para o Empregador e Desenvolvedor – GRFGTS

Foi publicada pela CAIXA a versão 5.0 do Manual de Orientação para o Empregador e Desenvolvedor – GRFGTS. A nova versão traz revisões e adequações do texto, além de atualizações dos web services.

A GRFGTS é a guia de recolhimento do FGTS, gerada pela CAIXA, com base nas informações prestadas pelo empregador, para permitir o cumprimento das obrigações legais relativas ao FGTS, seja de recolhimentos mensais ou rescisórios.

A GRFGTS foi instituída em consonância com o disposto na Lei 8.036/90, para atendimento do Decreto 8.373/2014, que regulamenta a prestação de informações relativas ao FGTS por meio do eSocial.

A GRFGTS irá substituir as seguintes guias do FGTS anteriores à vigência do eSocial:

  • A GRF (Guia Recolhimento FGTS); e
  • A GRRF (Guia Recolhimento Rescisório FGTS).

A GRFGTS mensal é gerada a partir das informações prestadas pelo empregador ao eSocial, relativas à remuneração do trabalhador na competência trabalhada.

A GRFGTS Regular será gerada nas seguintes situações:

  • Automaticamente, quando do envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos;
  • A qualquer tempo, mediante solicitação do empregador por meio de Folha de Pagamento (via web service) ou por meio de transação online (Internet);
  • Automaticamente, em data limite a ser estipulada, caso não haja o envio de evento de fechamento nem solicitação do empregador.

Nos casos onde o empregador não consiga realizar o fechamento da folha, poderá solicitar à CAIXA a geração da GRFGTS, por meio de web service ou a partir de serviço online.

Mesmo nos casos onde ocorra ausência de envio do evento de fechamento da folha, a GRFGTS poderá ser gerada e conterá as informações recebidas até o momento da solicitação.

De acordo com o novo manual, a partir da GRFGTS poderão ser geradas os seguintes tipos de guias:

  • Guia Padrão – Guia para recolhimento de uma única competência. Contempla todos os trabalhadores que tiveram remuneração informada para o período até o momento da geração;
  • Guia Trabalhador Todas as Competências – Guia para recolhimento das diversas competências em aberto para um determinado trabalhador;
  • Guia Trabalhador na Competência – Guia para recolhimento de FGTS de um determinado trabalhador em uma competência específica;
  • Guia Personalizada – Permite gerar guia específica considerando informação de estabelecimento(s), lotação(ões) e trabalhador(es) que devem fazer parte da guia. O Módulo online permite também o ajuste do valor a recolher.

Vale ressaltar que de acordo com a Circular CAIXA 843/2019, a GRFGTS deverá, obrigatoriamente, ser utilizada pelos empregadores constantes do 1º Grupo do eSocial, no seguinte prazo:

a) A partir da competência agosto/2019 (vencimento em 06/09/2019), para os recolhimentos mensais, e

b) A partir de 01/08/2019: para as rescisões de contrato de trabalho efetuadas a contar da referida data.

Para os demais grupos, o prazo para a utilização obrigatória da GRFGTS será de acordo com o cronograma de implementação do eSocial.

Até lá os recolhimentos do FGTS continuam sendo feitos pela GRF e pela GRRF, conforme já publicado.

Fonte: eSocial – 12.02.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Manual de Orientação Versão 2.5.01 – A partir de Janeiro/2019

Leiautes do eSocial Versão 2.5 – A partir de Novembro/2018

Abordagem e Manual da DCTFWeb e EFD-Reinf – Outubro/2018

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Utilização da EFD-Reinf via Procuração – Perfil Exclusivo de Acesso

Como veiculado em 23/10/2018 e em 04/02/2019, em “Destaques” na página da EFD-Reinfpara a utilização, por procuração, da EFD-Reinf é necessária exclusivamente a procuração no perfil “EFD-Reinf-Geral”.

Caso haja necessidade de acessar a EFD-Reinf através de procuração, tanto via Webservice, quanto via Portal Web da EFD-Reinf (eCAC), deve ser utilizado, EXCLUSIVAMENTE, o perfil “EFD-Reinf-Geral”, que está disponibilizado desde 23/10/2018.

Atenção: Serão desativados a partir de 21/02/2019 os seguintes perfis:

  • REINF-Especial;
  • REINF-Retorno; e
  • REINF-Rotinas”.

Lembrando que, para contribuintes que não possuem software específicos via WebService, poderão transmitir as informações através do Portal Web da EFD-Reinf, através do eCAC da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Fonte: EFD-Reinf – 11.02.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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Simples Nacional – Início da Obrigatoriedade da EFD-Reinf Para Empresas do Simples Nacional x Lucro Presumido

Diante de algumas dúvidas surgidas sobre o início da obrigatoriedade da EFD-Reinf para as empresas enquadradas no Simples Nacional, a Receita Federal publicou, na seção “perguntas frequentes” no módulo EFD-Reinf do site SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, um texto explicativo em forma de perguntas e respostas.

A dúvida surgiu a partir do retorno da seguinte mensagem de erro abaixo e do questionamento sobre a mudança de enquadramento entre Simples Nacional e Lucro Presumido:

“MS1226 –  Prezado contribuinte, o início do envio obrigatório dos seus eventos da EFD-Reinf referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de julho de 2019 será a partir de 10/07/2019, de acordo com o cronograma de obrigatoriedade estabelecido pela Instrução Normativa RFB nº 1.842, de 2018”. 

E por outro lado há empresas que estão/estavam enquadradas no Simples Nacional recentemente e estão em dúvidas quanto ao Grupo que pertence.

Diante do exposto acima, o contribuinte questionou (através das perguntas abaixo) se o início de prestação de informações na EFD-Reinf para o Simples Nacional seria no prazo do 2º Grupo (janeiro/2019) ou no prazo do 3º Grupo (julho/2019).

Em resposta, a Receita federal argumentou que, primeiramente, a definição da obrigatoriedade da EFD-Reinf para as empresas do Simples Nacional está definida pelo art. 2º, § 1º, II da IN RFB 1.701/2017, nos seguintes termos:

  • Será a partir e Janeiro de 2019, o prazo da obrigação da EFD-Reinf para o 2º Grupo (que compreende as demais entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais” do Anexo V da Instrução Normativa RFB 1.634/2016), exceto:

a) As optantes pelo Simples Nacional, desde que a condição de optante conste do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) em 1º de julho de 2018;

b) as entidades empresariais pertencentes ao 1º Grupo, referidos no inciso I, do art. 2º, § 1º da IN RFB 1.701/2017, a partir das 8 (oito) horas de 10 de janeiro de 2019.

Portanto, para saber se a empresa do Simples está obrigada a cumprir o prazo da entrega da EFD-Reinf prevista no 2º Grupo ou no 3º Grupo, basta verificar a data de corte (01/07/2018), conforme abaixo:

  • Se em 01/07/2018 a empresa NÃO constava no CNPJ como Simples Nacional (era do Lucro Presumido), o prazo da obrigatoriedade da EFD-Reinf é o do 2º Grupo (Janeiro/2019);
  • Se em 01/07/2018 a empresa constava no CNPJ como Simples Nacional, o prazo da obrigatoriedade da EFD-Reinf é o do 3º Grupo (Julho/2019).

Para entender melhor o acima disposto, seguem as perguntas e respostas disponibilizadas pela Receita Federal com base em algumas situações hipotéticas:

1 – A empresa era enquadrada no Simples Nacional durante todo ano de 2018 e neste mês de janeiro/2019, ela não está mais no Simples Nacional,pois está no Lucro Presumido. A qual grupo da EFD-Reinf pertence?

Se a empresa era enquadrada no Simples Nacional na data de corte, que foi 01/07/2018, independentemente de alteração de regime de tributação, pertencerá ao 3º Grupo e deverá prestar suas informações na EFD-Reinf somente a partir da competência julho de 2019.

2 – A empresa foi constituída em novembro/2018 e optante pelo Simples Nacional desde a sua constituição. Qual a data do cronograma da EFD-Reinf deve seguir?

A empresa foi constituída após a data de corte (01/07/2018), no seu caso em novembro de 2018. Assim, para essa empresa, a “nova data de corte” passará a ser a da constituição da empresa. Dessa forma, essa empresa do Simples Nacional pertencerá ao 3º Grupo e deverá prestar suas informações na EFD-Reinf a partir da competência julho de 2019.

3 – A empresa tinha outra forma de tributação (por exemplo: Lucro Presumido), mas mudou para o Simples Nacional em janeiro de 2019. Qual a data do cronograma da EFD-Reinf deve seguir?

A empresa pertencia a outra forma de tributação na data de corte – 01/07/2018 – (nesse exemplo, era do Lucro Presumido) e passou a ser do Simples Nacional somente após a data de corte (01/07/2018), nesse caso em janeiro de 2019. Independentemente de, atualmente, pertencer ao Simples Nacional, essa empresa pertencerá ao 2º Grupo e deverá prestar suas informações na EFD-Reinf a partir da competência janeiro de 2019.

4 – A empresa foi constituída como Lucro Presumido em agosto/2018 (após a data de corte 01/07/2018). Em janeiro/2019 mudou para o Simples Nacional. Qual a data do cronograma da EFD-Reinf deve seguir?

A empresa foi constituída após a data de corte (01/07/2018), no seu caso em agosto de 2018, como sendo do Lucro Presumido. Assim, para essa empresa, a “nova data de corte” passará a ser a da constituição da empresa (agosto/2018). Dessa forma, independentemente de, atualmente, pertencer ao Simples Nacional, essa empresa pertencerá ao 2º Grupo e deverá prestar suas informações na EFD-Reinf a partir da competência janeiro de 2019.

5 – Ao contrário do item anterior (4), a empresa foi constituída como Simples Nacional em agosto/2018 (após a data de corte 01/07/2018). Em janeiro/2019 mudou para o Lucro Presumido. Qual a data do cronograma da EFD-Reinf deve seguir?

Utilizando a mesma lógica do item anterior (4), a empresa foi constituída após a data de corte (01/07/2018), no seu caso em agosto de 2018, como sendo do Simples Nacional. Assim, para essa empresa, a “nova data de corte” passará a ser a da constituição da empresa (agosto/2018). Dessa forma, independentemente de, atualmente, pertencer ao Lucro Presumido, essa empresa pertencerá ao 3º Grupo e deverá prestar suas informações na EFD-Reinf a partir da competência julho de 2019.

Fonte: SPED – Receita Federal do Brasil – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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Instabilidade no Fim do Prazo Para o Fechamento da Folha

Conforme divulgamos hoje nesta publicação, considerando os relatos de instabilidades do sistema ocorridas nos dias 06 e 07 de fevereiro, o Comitê Gestor reforça nota emitida em julho/2018 sobre as penalidades pelo descumprimento dos prazos previstos no “faseamento” do período de implantação do eSocial.

O Comitê Gestor orientará os órgãos fiscalizadores quanto à não aplicação de penalidades pelo eventual descumprimento dos prazos das obrigações acessórias, uma vez demonstrado que ocorreu por questões técnicas, inerentes às dificuldades de implantação.

Acrescenta que o eventual descumprimento do prazo de fechamento da folha neste momento de implantação não interfere no cumprimento das obrigações de recolhimento do FGTS e da contribuição previdenciária, uma vez que a obrigação de recolher o FGTS por meio de SEFIP ainda não foi substituída e que o vencimento da DCTFWeb é dia 15.

O Comitê Gestor reconhece e permanece sensível aos esforços de todos os envolvidos na implantação do eSocial.

Fonte: eSocial – 08.02.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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ESocial – As Empresas do Grupo 2 que não Enviaram a Folha de Pagamento no Prazo – O que Fazer?

Conforme o cronograma do eSocial, o prazo de entrega das informações sobre a folha de pagamento (fase 3) para as empresas do Grupo 2 (faturamento até R$ 78 milhões e não optantes pelo Simples Nacional) terminou ontem, 07/02/2019.

Como não poderia deixar de ser, milhares de empresas não conseguiram cumprir o prazo e, dentre os principais motivos, citamos:

  • O eSocial apresentou instabilidade durante grande parte do dia no ambiente de recepção, retornando mensagens de que a solicitação não pode ser atendida, possivelmente por conta da enxurrada de informações sendo enviadas ao mesmo tempo pelas empresas;
  • Para quem conseguiu conexão e após o envio das informações, diversas divergências foram retornadas, sendo parte delas decorrentes de inconsistência de dados;
  • Outro fator importante é a falta de suporte das empresas fornecedoras de sistema de folha de pagamento, que não conseguem atender a demanda dos seus clientes que, insatisfeitos, acabam até trocando de fornecedor;
  • Em outras situações havia retorno de mensagem de que não foi possível realizar o fechamento, pois havia empregados sem o respectivo envio de arquivos periódicos;
  • Em outros casos eram apresentados retorno de diferença de centavos no fechamento;
  • Não havia qualquer possibilidade de contato com a central de atendimento do eSocial, uma vez que na maioria dos casos, ficava-se horas ao telefone esperando a pelo atendimento que não acontecia.

Independentemente do motivo pelo qual a empresa não conseguiu enviar as informações no prazo, a orientação é que continue tentando enviar a partir de hoje e nos próximos dias, não esquecendo de manter o cumprimento dos prazos das fases já iniciadas.

Isto porque ao longo da implementação do eSocial, várias ocorrências desta natureza também aconteceram para as empresas do Grupo 1, e até que toda esta logística de entrega de informações esteja estabilizada, as empresas do Grupo 2, 3 e 4 possivelmente também passaram pela mesma situação.

Outra dúvida das empresas é quanto à aplicação de multas por eventual descumprimento dos prazos de faseamento, a qual já foi objeto de consulta ao Comitê Gestor do eSocial em Julho/2018.

Nesta oportunidade, o Comitê Gestor do eSocial retornou as seguintes orientações quanto à fiscalização durante a implantação:

  • Não haverá aplicação de penalidades pelo eventual descumprimento dos prazos das fases 1, 2 e 3, desde que o empregador comprove que estava aprimorando seus sistemas internos durante aquele período;
  • O empregador também não será penalizado se demonstrar que o descumprimento dos prazos se deu por questões técnicas, inerentes às dificuldades de implantação, mas que houve efetivas tentativas de prestar as informações (mesmo que sem sucesso), com registros de protocolos de envio de eventos para o ambiente nacional.
  • A mera inércia do empregador em implantar as adequações ou promover os ajustes necessários em seu sistema não caracterizará a boa fé que o isentaria da aplicação de penalidades;
  • Os órgãos fiscalizadores serão orientados de que o cumprimento da fase 3 pelo empregador, com o efetivo fechamento da folha no prazo estipulado (evento S-1299), ainda que tenha havido o descumprimento dos prazos das fases 1 e 2, será considerado como indicativo do real esforço do empregador na implantação e adequação dos seus ambientes, para fins da não aplicação de penalidades.

Segundo o Comitê gestor, até que as obrigações acessórias originais sejam formalmente substituídas pela transmissão dos eventos do eSocial, por ato dos respectivos entes responsáveis, a primeira etapa do processo de implantação do eSocial tem as seguintes características:

  • Caráter experimental, direcionado prioritariamente às adequações dos ambientes tecnológicos dos empregadores e à homologação prática do sistema;
  • Não gerarão obrigações jurídicas para o empregador;
  • Não prejudicarão direitos trabalhistas ou previdenciários.

Portanto, ainda que o empregador não tenha enviado as informações nos prazos estabelecidos em cada fase, é importante que as tentativas sejam feitas e que os registros de eventuais erros técnicos sejam mantidos em arquivo, de modo que a empresa possa comprovar que buscou cumprir a obrigação, até porque o próprio eSocial apresenta instabilidade e traz mudanças que afetam diretamente a programação das empresas no cumprimento desta nova obrigação acessória.

Escrito por Sergio Ferreira Pantaleão, Advogado, Administrador, responsável técnico do Guia Trabalhista e autor de obras na área trabalhista e Previdenciária.

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Prazo para o fechamento da 1ª folha de pagamento do Grupo 2 no eSocial Encerra hoje (7/2)

Termina nesta quinta-feira (7) o prazo para as empresas de médio porte definidas como 2º grupo realizarem o fechamento da primeira folha de pagamento na nova sistemática do eSocial, conforme cronograma do eSocial.

Essas empresas, cujo faturamento ficou entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, iniciaram em julho de 2018 o procedimento de adesão ao eSocial e agora chegam ao momento mais importante desse processo, o fechamento da primeira folha de pagamento na nova sistemática.

São esperados 1.240.000 empresas e mais de 21 milhões de trabalhadores nesta etapa.

A nova plataforma vai substituir até 15 obrigações periódicas para os empregadores brasileiros, reduzindo custos, maximizando o tempo e melhorando o ambiente de negócios do país.

O não cumprimento dos prazos estipulados pelo eSocial, além de ensejar as penalidades já previstas na legislação, poderá ocasionar prejuízos aos trabalhadores, que terão dificuldades para acessar os benefícios sociais, caso necessitem.

O primeiro grupo de empregadores já completou o processo de migração para o novo sistema.

O eSocial já conta com 13 mil grandes empresas e 11,5 milhões de trabalhadores cadastrados.

Fonte: RFB – 07.02.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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Esocial – Informações Sobre Saúde e Segurança do Trabalho Será um Desafio Para as Empresas

As informações de Saúde e Segurança do Trabalho – SST é, dentre todas, a fase de maior complexidade em termos de conhecimento sobre a empresa, tendo em vista que envolve a exposição de cada ambiente da organização, os riscos de cada atividade, o monitoramento dos riscos e da saúde do trabalhador, bem como as comprovações sobre treinamentos e capacitações para o desenvolvimento de cada atividade.

Considerando que hoje o monitoramento (pelos órgãos fiscalizadores) no aspecto de Saúde e Segurança do Trabalho é feito eventualmente, tendo em vista que só ocorre diante de uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho (atual Secretaria Especial de Previdência e Trabalho – SEPT), atualmente muitas empresas cumprem estes requisitos de forma parcial, cujas informações sequer são informatizadas.

Importante lembrar também que essa fase do eSocial exige maior integração com outros departamentos da empresa para consolidar as informações, evitando eventuais divergências entre os dados informados e a prática operacional adotada.

Isso se concretiza quando se verifica, por exemplo, que uma empresa informa uma situação de fator de risco (SS-2240), mas deixa de realizar o pagamento de adicional de insalubridade ou periculosidade, gerando uma autodenúncia, já que a informação prestada gera a obrigação no pagamento do adicional.

Clique aqui e veja os programas sobre os quais as empresas terão que desenvolver um  mapeamento estrutural e consolidado, bem como os eventos que envolvem a prestação de informações sobre SST ao eSocial.

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EFD-Reinf Terá nova URL de Acesso a Partir de 21/02/2019

Como veiculado em 15/01/2019, em “Destaques” na página da EFD-Reinf, a URL antiga será desativada.

Entretanto, visando maior divulgação aos contribuintes, essa desativação será feita no dia 21/02/2019.

A partir da citada data, o Web Service para consulta do evento de totalizações com o resultado do processamento do fechamento, deverá ser acessado através dos endereços abaixo:

Ambiente de Produção

Link: https://reinf.receita.fazenda.gov.br/WsReinfConsultas/ConsultasReinf.svc

Ambiente de Produção Restrita

Link: https://preprodefdreinf.receita.fazenda.gov.br/WsReinfConsultas/ConsultasReinf.svc

Nota: Esses endereços não devem ser usados diretamente em seu navegador de internet (via browser).

Nesse caso, o desenvolvedor do software é quem deverá inserir/implementar em seu sistema, que por sua vez, acionará um WebService para realização de consultas.

Contribuintes que não Possuem Software Específico – eCAC

Para contribuintes que não possuem software específicos via WebService, poderão transmitir as informações através do Portal Web da EFD-Reinf, através do eCAC da Secretaria da Receita Federal do Brasil no endereço eletrônico abaixo.

Em ambos os casos, tanto via Webservice, quanto via Portal Web da EFD-Reinf, caso haja necessidade de acessá-lo através de procuração, deve ser utilizado o perfil “EFD-Reinf-Geral”, que está disponibilizado desde 23/10/2018.

A utilização deste perfil (EFD-Reinf-Geral) é obrigatória também para os acessos por webservice.

Os perfis REINF-Especial, REINF-Retorno e REINF-Rotinas serão também desativados no dia 21/02/2019.

Fonte: Portal Sped – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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ESocial – Processos de Contestação do FAP Passam a ser Cadastrados Através do NUP

O eSocial publicou a Nota Orientativa 15/2019, alterando a forma de prestação de informação sobre os processos de contestação do FAP referentes à vigência 2019.

A partir da vigência 2019 o eSocial passou a adotar o NUP – Número Único de Protocolo, numeração utilizada pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal para controle de seus documentos ou processos.

Prestação das informações de Processos de Contestação do FAP a partir da vigência 2019:

  • Os processos de contestação do FAP passam a ser cadastrados através do NUP;
  • Esta numeração deve ser utilizada pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal para controle de seus documentos ou processos;
  • Este processo passa a ser submetido à regra geral de validação dos processos administrativos do eSocial;
  • O usuário deve indicar o valor [1] no campo {tpProc} e preencher um número válido com 17 (dezesssete) ou 21 (vinte e um) algarismos no campo {nrProc} do evento S-1070 – Tabela de processos administrativos / judiciaisconforme imagem abaixo.

esocial-nota-orientativa-15-2019-FAP-a-partir-2019

Prestação das informações de Processos de Contestação do FAP Referentes a Exercícios Anteriores a 2019:

  • Os processos eram cadastrados com numeração específica;
  • Possuíam validação própria no eSocial;
  • O usuário deveria indicar o valor [4] no campo {tpProc} e preencher um número válido com 16 (dezesseis) algarismos no campo {nrProc}, conforme imagem abaixo.

esocial-nota-orientativa-15-2019-FAP-antes-de-2019

Fonte: Nota Orientativa 15/2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.

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