Empresas Com Filiais Devem Ter Atenção Redobrada ao Gerar o eSocial

Para estas empresas bem como para as demais, a transmissão dos eventos e tabelas do eSocial deverá ser feita de maneira que os totalizadores globais contemplem todos os trabalhadores da entidade, englobando os dados e informações trabalhistas de todas as filiais nacionais existentes.

Para isso o primeiro passo é o cadastramento da filial, através do evento S-1005, que somente é necessário – e, portanto, obrigatório – nos casos em que a empresa deva prestar informações a qualquer um dos entes relativas a essa filial, por exemplo, quando houver empregados ou prestadores de serviço a ela vinculados.

Caso a empresa inteira seja sem movimento, e não apenas uma filial, então não há necessidade de enviar qualquer tabela. Todavia, não existe impeditivo para que elas sejam enviadas ao eSocial, se houver interesse da empresa. Neste caso, as tabelas ficarão sem uso no eSocial, pois não existirão eventos trabalhistas e remuneratórios para vinculação e deverão ser atualizadas (se necessário) quando do envio dos outros eventos.

Mudança de Procedimentos

É muito comum que empresas com filiais possuam departamentos pessoais distintos, ou até mesmo contratem escritórios contábeis de diferentes regiões para cada uma das suas filiais.

Neste caso é necessário uma adequação nos procedimentos internos de modo que o ambiente do eSocial seja capaz de receber e validar os dados enviados por diferentes departamentos e até mesmo gerados por diferentes sistemas de folha de pagamento.

Uma alternativa seria criar na sede da empresa uma equipe responsável por receber tais informações das demais filiais, validá-las e então realizar a transmissão dos dados de maneira centralizada.

Cabe a cada empresa estabelecer e implementar medidas que gerem sinergia entre departamentos e filiais, de modo que os dados globais relativos a folha de pagamento possam ser validados e transmitidos ao ambiente do eSocial.

Escrito por Jonatan Zanluca, Contador e Coordenador Técnico do Guia Trabalhista, com informações do MOS – Manual de Orientações do eSocial.


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ESocial – Alterações dos Eventos de Segurança e Saúde no Trabalho – SST

A partir de agora, as evoluções trazidas pelas futuras versões do eSocial serão inicialmente publicadas por meio de Nota de Documentação Evolutiva – NDE, de maneira a garantir que os desenvolvedores e empregadores conheçam seu conteúdo e se preparem com maior antecedência.

A primeira NDE já está disponível na área de Documentação Técnica do portal do eSocial: a versão 1.0 da Nota de Documentação Evolutiva – NDE nº 01/2018 poderá ser baixada através do respectivo link.

Esta Nota disponibiliza as alterações de leiaute, tabelas e regras de validação dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho – SST, os quais terão que ser transmitidos a partir de janeiro de 2019, de acordo com o cronograma de implantação do eSocial.

Até que sejam definitivamente incorporadas a uma nova versão do eSocial, as NDE serão evoluídas em paralelo ao leiaute.

Isto permite a estabilidade do leiaute de produção, sem que se perca a possibilidade de se realizar ajustes nas versões futuras com a antecedência necessária para os testes em produção restrita e, finalmente, a entrada em produção.

Fonte: eSocial – 31.05.2018.

eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Micro e Pequenas Empresas Precisam Realizar a Qualificação Cadastral Para o eSocial

As Micro e Pequenas empresas do país estarão obrigadas ao envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial já a partir de julho de 2018. Estão inclusas nesta lista as empresas enquadradas no Simples Nacional e os Microempreendedores individuais que tenham ao menos um empregado.

Existe a expectativa que este público possa ter acesso a uma plataforma simplificada para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a exemplo do que já acontece com o eSocial Doméstico. Porém até o momento o Comitê do eSocial não trouxe qualquer informação sobre como ou quando esta plataforma estará disponível para testes.

Pequenas Empresas Devem se Preparar

Os pequenos empreendedores devem se preparar com antecedência, independentemente dos problemas no atraso da versão simplificada. O principal ponto que destacamos é a necessidade da realização da Qualificação cadastral dos funcionários da empresa, que consiste na checagem dos dados cadastrais dos trabalhadores, procedimento fundamental para o eSocial.

Como Realizar a Consulta Cadastral

Foi disponibilizada no Portal do eSocial, através do endereço eletrônico: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral, a consulta cadastral com o objetivo de identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, à data de nascimento, ao CPF e ao Número de Inscrição Social (NIS).

Nos espaços especificados, o empregador deve digitar a data de nascimento, o CPF, o nome completo e o NIS/PIS/PASEP. Há dois tipos de módulos para a consulta:

Módulo web: Envio de dados de até 10 colaboradores simultaneamente. Opção mais adequada para pequenas empresas.

Módulo lote: Encaminhamento de um arquivo do tipo .txt com a documentação de vários profissionais, tendo retorno em até dois dias. Essa opção é mais vantajosa no caso de organizações com equipes muito grandes, por exemplo.

Feita a consulta, o sistema informa o resultado, afirmando que os dados estão corretos ou que há alguma inconsistência, como estar suspenso o CPF ou discrepâncias nos dados cadastrais. Ocorrendo a necessidade de correção, a empresa deve providenciá-la o mais brevemente possível.

Os cadastros que ficarem com alguma pendência no eSocial impedirão a geração de qualquer solicitação referente à admissão, ao cálculo de férias, à rescisão, à folha, aos encargos, aos afastamentos, entre outros.

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Condomínios Também Estarão Obrigados ao eSocial a Partir de Julho

As unidades condominiais estão inclusas no Grupo 2 do cronograma de implementação o do eSocial que compreende também as empresas do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais.

Para este grupo de empresas o envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial torna-se obrigatório a partir de Julho de 2018, inicialmente com o envio dos cadastros e tabelas iniciais. Apenas em novembro de 2018 é que todas as informações da folha de pagamento dos funcionários precisarão ser transmitidas pelo eSocial.

Os síndicos e o conselho fiscal dos condomínios devem começar desde já a se preparar para esta nova obrigação trabalhista. É importante entrar em contato com o escritório contábil ou a administradora do condomínio (caso houver) desde já, para alinhar as medidas a serem tomadas por cada um. Um primeiro passo muito importante é a Qualificação Cadastral, dos dados dos funcionários.

A principal mudança é o envio quase que em tempo real das informações dos funcionários, como atestados médicos, dispensas, férias e contratações. Além disso será necessário um sistema próprio para gerar todas estas informações conforme o layout exigido pelo eSocial.

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Ambiente de Testes da DCTFWeb Estará Disponível em Maio

A partir do dia 8 de maio de 2018, estará disponível para testes, em ambiente de produção restrita, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). A nova declaração substituirá a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) como instrumento de confissão de débitos previdenciários e de terceiros, conforme o disposto no art. 13 da IN RFB nº 1.787, de 7 de fevereiro de 2018.

O sistema será acessado pelo portal e-CAC no ambiente de produção restrita, disponível no sítio da RFB, no endereço . Após efetuar o login, deve-se clicar em “Declarações e Demonstrativos” e na sequência em “Acessar o sistema DCTFWEB”.

Os testes podem ser realizados por qualquer interessado que possua Webservices para envio dos eventos do eSocial e da EFD-Reinf em ambiente de produção restrita. Além disso, não é necessário realizar nenhum cadastro prévio para acessar a aplicação.

O sistema DCTFWeb é compatível com os navegadores nas seguintes versões: Google Chrome 62-65, Firefox 52 e Internet Explorer 11.

Os erros que porventura acontecerem deverão ser reportados por meio do Fale Conosco do eSocial (https://portal.esocial.gov.br/servicos/producao-restrita-1) com o assunto “Integração com a DCTFWeb” ou do Fale Conosco da EFD-Reinf (http://idg.receita.fazenda.gov.br/contato/fale-conosco/empresa/sped/efd-reinf-1) no assunto “Integração da EFD-Reinf com a DCTFWeb”.

O ambiente de testes ficará disponível até 20 de julho de 2018.

Fonte: Portal do eSocial

Terceira Etapa do eSocial Para Grandes Empresas Começa dia 08/05

Na terceira etapa, empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões precisam incluir no sistema dados referentes às folhas de pagamento, conforme o cronograma de implementação do eSocial. Esta etapa começa em 1º de maio para empresas com faturamento superior a R$78 milhões, incluídas no primeiro grupo.

Nesta fase, as empresas deverão incluir informações relativas às suas folhas de pagamento no sistema, os chamados eventos periódicos.

Apesar de a terceira fase se iniciar no dia 1º de maio, o web service estará disponível para recebimento dos eventos periódicos apenas a partir de 08 de maio. Esta medida visa a garantir uma melhor performance do sistema, pelo aumento de acessos pelos empregadores domésticos até o dia 07.

Veja as seguintes orientações:

– Os dados dos eventos de folha devem abranger todo o mês de maio, desde o dia 1º.

– Caso haja desligamento entre 1º e 07 de maio, o evento de desligamento (S-2299 ou S-2399) deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações de verbas rescisórias (grupo verbasResc).

– Os eventos não periódicos (admissões, afastamentos, férias, etc.), além dos eventos iniciais e de tabelas, continuam sendo recebidos normalmente pelo sistema, inclusive no período de 1º a 07.

Fonte: Portal do eSocial


eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Já Atualizado conforme a última versão 2.4, a partir de Janeiro de 2018

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Publicada a Versão 1.6.4 do Manual de Orientação do Desenvolvedor eSocial

Este documento reúne as diretrizes técnicas para os desenvolvedores de sistemas e programas que geram informações ao eSocial. A nova versão 1.6.4 foi publicada ontem no Portal do eSocial, na opção de Documentação Técnica. Veja o documento na íntegra através da opção abaixo:

Manual de Orientação Desenvolvedor Esocial v1-6-4

Em relação a versão anterior, observa-se as seguintes diferenças:

– Atualização da seção 7.6. Validações relacionada ao comportamento da validação do CPF no ambiente de Produção Restrita.

– Atualização da seção 6.5. Estrutura do retorno de processamento do evento removendo a linha observações da tabela relacionada a tag ocorrências.

– Atualização da seção 6.5. Estrutura do retorno de processamento do evento incluindo a linha observações da tabela relacionada a tag ocorrência.

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Atenção ao Prazo Final Para Entrega da RAIS, Dia 23 de Março

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) precisa ser declarada anualmente. Faltam apenas 2 semanas para o prazo final da entrega da RAIS ano-base 2017, que deverá ser entregue até dia 23 de março de 2018.

Obrigatoriedade

O preenchimento e envio desse documento é obrigatório a todas as pessoas jurídicas que estavam com CNPJ ativo na Receita Federal no ano passado, com ou sem empregados, e a todos os estabelecimentos com Cadastro de Empresa Individual (CEI) que possuem funcionários. Microempreendedores individuais (MEI) só precisam declarar a Rais se tiverem empregados.

Penalidades

Quem não entregar a declaração da Relação Anual de Informações Sociais no prazo estabelecido ou fornecer informações incorretas pagará multa. Os valores variam conforme o tempo de atraso e o número de funcionários e vão de R$ 425,64 a R$ 42.641,00.

Novidades com a Reforma Trabalhista

Neste ano, a Rais tem uma particularidade: as novas modalidades de emprego criadas a partir da modernização trabalhista, como o trabalho intermitente e tempo parcial, deverão estar especificadas no formulário. O objetivo é o monitoramento do mercado de trabalho em todas as modalidades de contração.

Como declarar

A declaração da Rais deverá ser feita somente via internet. Para fazer a declaração, é preciso utilizar o programa GDRAIS 2017, que será disponibilizado no site www.rais.gov.br a partir desta terça-feira (23). Estabelecimentos sem vínculos empregatícios no ano-base devem fazer a Declaração da Rais Negativa Web.


RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

Esta obra foi desenvolvida para facilitar o entendimento e os procedimentos para a entrega da RAIS por parte de todos os estabelecimentos do setor Público e Privado. Os sistemas de folha de pagamento precisam estar preparados para a geração do arquivo contendo todas as informações que devem compor a RAIS, as quais devem obedecer às especificações técnicas de layout para geração do arquivo e posterior análise do sistema analisador da RAIS.

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Prazo Para a Entrega do Comprovante de Rendimentos de 2017 Vence em 28.02.2018

O Comprovante de Rendimentos pagos e de retenção do imposto de renda é uma obrigação acessória devida por todas as pessoas físicas ou jurídicas, à pessoa física beneficiária que tenha recebido rendimentos sujeitos à retenção do imposto de renda na fonte durante o ano de 2017.

O Comprovante de Rendimentos deverá ser impresso na cor preta, em papel branco, no formato 210 x 297 mm, com as características do modelo aprovado, devendo conter, no rodapé, o nome e o número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ da empresa que os imprimir.

A fonte pagadora que emitir o Comprovante de Rendimentos por meio de processamento eletrônico poderá adotar layout diferente do estabelecido pela Instrução Normativa RFB 1.682/2016, desde que contenha todas as informações nela previstas, sendo dispensada a assinatura ou chancela mecânica.

De acordo com a Instrução Normativa RFB 1.416/2013 a fonte pagadora, pessoa física ou jurídica, que houver pago a pessoa física rendimentos com retenção do imposto sobre a renda na fonte durante o ano-calendário, ainda que em um único mês, poderá lhe fornecer o Comprovante Eletrônico de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.

Assim, caso a empresa tenha o e-mail do empregado (mesmo que já tenha sido desligado), poderá enviar o comprovante eletronicamente, evitando custos de envio por correio e poupando tempo no cumprimento da obrigação.

O comprovante de rendimentos será fornecido com a discriminação da natureza e dos valores totais, expressos em reais, dos rendimentos, das deduções e do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, relativamente ao respectivo ano-calendário, bem como de informações complementares.

Para maiores detalhes acesso o tópico Comprovante de Rendimentos Pagos e Retenção do Imposto de Renda na Fonte do Guia Trabalhista.

Imposto de Renda – Pessoa Física – IRPF 

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Prazo para Envio das Primeiras Informações ao eSocial Termina Amanhã

As grandes empresas têm até amanhã (28/2) para enviarem ao sistema do eSocial suas informações enquanto empregadores e as respectivas tabelas (Eventos de tabela S-1000 a S-1080). A medida faz parte da etapa inicial da implantação do eSocial destinada a empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Os empregadores que não observarem este prazo estarão sujeitos a penalidades e multas.

Ao todo, estão incluídas neste grupo mais de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores. Essa primeira etapa foi dividida em cinco fases – distribuída entre os meses de janeiro, março, maio e julho deste ano e janeiro de 2019 – nas quais as grandes empresas do país deverão gradativamente incluir suas informações no eSocial.

Diante disso, a partir da próxima quinta-feira (1/3) os grandes empregadores já precisam enviar informações relativas aos seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas ao sistema, como admissões, afastamentos e demissões (Eventos não periódicos S-2190 a S-2400).

Os empregadores que não observarem o prazo para o envio das informações iniciais relativas às empresas não conseguirão incluir os chamados  eventos não periódicos –  relativos aos trabalhadores – já que o envio das informações iniciais das empresas é condição para a inclusão das informações seguintes.

Próximas etapas

A partir do próximo mês de julho, o eSocial dá início a segunda etapa de implantação do programa destinada a todos os demais empregadores privados do país, incluindo micro e pequenas empresas e MEIs. Para este segundo grupo, o processo de incorporação ao programa também se dará de forma escalonada entre os meses de julho, setembro e novembro de 2018 e janeiro de 2019. Já para os empregadores públicos, o processo de implantação ao eSocial começa em janeiro de 2019 e segue até o mês de julho do ano que vem.

Fonte: Ministério da Fazenda, adaptado pela equipe do Guia Trabalhista

Confira o calendário completo de implantação do programa:
Cronograma de Implementação do eSocial


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Já Atualizado conforme a última versão 2.4, a partir de Janeiro de 2018

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