Reuniões mal conduzidas podem levar empresas a “andar para trás”

Dentre as inúmeras aferições que a Gestão de RH pode gerenciar no sentido a atender a Visão, Missão e Valores da empresa, o direcionamento, controle e acompanhamento das reuniões pode ser uma meta bastante importante.

Qualquer profissional que tenha trabalhado ou que esteja trabalhando atualmente em alguma organização com certeza já participou ou acompanhou alguma reunião que tinha como meta traçar planos e estratégias para um projeto específico, identificar as principais fontes de desperdícios na produção de um produto “X”, discutir detalhes para a divulgação de um novo produto, enfim, assuntos que fazem parte do cotidiano da maioria das empresas.

A questão é que infelizmente as organizações são culturalmente acostumadas a atrasos, as pessoas não se incomodam com as duas horas gastas em uma reunião que deveria terminar em 40 minutos ou uma hora, no máximo.

Há casos de reuniões que parecem mais um banquete do que um local para solução de problemas. O primeiro item da reunião é o que irá compor o cardápio, sucos, café, salgados ou chocolates para levar para o posto de trabalho assim que a reunião terminar.

Os atrasos então parecem uma regra e não uma exceção. São vinte, trinta ou às vezes quarenta minutos num ambiente com 8 ou 10 pessoas à espera de uma “alguém” principal que teima em não chegar e por conta disso a hora homem trabalhada vai se esvaziando pelos “dedos da organização”. As pessoas que não cumprem com o horário determinado não se dão conta que, além do desperdício de tempo, estão desrespeitando outros colegas de trabalho que deixam de realizar seus serviços para estarem ali.

Outro grande problema de falta de foco é o desperdício de tempo para discutir assuntos absolutamente alheios como resultado do jogo de futebol, novelas, política, fofocas de colegas de trabalho, a manchete da TV ou do jornal entre outros temas. Não que um momento de descontração antes da reunião seja prejudicial, o problema é que as vezes esses assuntos alheios tomam 20% ou 30% do tempo total disponível ao objetivo principal da reunião.

O corte nos custos ou despesas pode se iniciar pela redução de reuniões mal programadas ou conduzidas, pois os talentos ali presentes poderiam estar focados no importante (trabalhando de verdade) e não perdendo tempo em bate-papo inoportuno e desnecessário.

Reuniões é sem dúvida uma grande fonte de solução de problemas. Elas provocam um “brainstorming”¹ interno onde as experiências profissionais de cada indivíduo do grupo proporcionam soluções diferentes e inovadoras para um mesmo problema, onde o grupo possa encontrar, ao final deste processo, a mais eficaz.

Parece algo “insano”, mas o problema é que as pessoas não são treinadas para fazer reuniões. Isso mesmo, para desenvolver uma boa reunião é preciso treinamento, disciplina e foco nos objetivos.

Qualquer reunião necessita de um mínimo de planejamento nos seguintes aspectos:

a) Problema envolvido – Será que o problema em pauta realmente necessita da convocação de várias pessoas para discutir o assunto? Será que posso solucionar a questão tratando apenas com o superior imediato de uma ou outra área?

b) Pessoas envolvidas – Convocar as pessoas que estão realmente envolvidas no problema e que poderão concretizar o que será discutido e definido em reunião é imprescindível. Não adianta chamar pessoas que atuam de forma auxiliar, que desconhecem do tema ou que não vão contribuir na solução do problema. Se você foi convidado a participar, faça uma reflexão e antecipadamente, relacione os principais pontos que poderão contribuir para a solução do problema;

c) Tempo despendido – Considerando que o problema realmente enseja a convocação de algumas pessoas para discutir o assunto, o tempo não é só em relação ao início e término da reunião, mas também em relação ao tempo disponível para cada um expor seus comentários. Deixe um relógio no centro da mesa e estabeleça que cada um faça sua exposição no tempo determinado.

d) Objetividade – O objetivo da reunião deve ser antecipado a todos os participantes. A partir desse objetivo se estabelecem os pontos principais a serem abordados. Quem conduz a reunião deve ser treinado para isso. Quando um membro do grupo tenta envolver problemas alheios, se começa com conversas paralelas ou se demonstra prolixo sobre determinado tema, corte de imediato. Foco na resolução do problema é o que deve prosperar.

(¹) Literalmente “tempestade cerebral ou de ideias” em inglês. Atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo no alcance de objetivos pré-estabelecidos.

Conheça a obra Gestão de RH.

Cuidados da empresa quando o empregado faz “corpo mole” para ser demitido

A relação empregatícia é sempre originada da vontade das partes – empregado e empregador – que, em comum acordo, resolvem estabelecer o vínculo de emprego.

Se há apenas a vontade de uma das partes, este vínculo não acontece, seja por conta do salário e dos benefícios oferecidos pela empresa que não satisfez o trabalhador candidato, seja por conta das qualificações e competências do trabalhador candidato que não atenderam aos requisitos estabelecidos pela empresa.

Da mesma forma que as partes tomam a iniciativa para se estabelecer ou não esta relação contratual no ato da admissão, assim também deveria o ser para se romper o vínculo empregatício.

Infelizmente nem sempre isto acontece de maneira “saudável” por conta do desgaste no relacionamento interno entre empregado e empregador (entenda-se aqui chefes, encarregados, gerentes), o que acaba desencadeando insatisfações de ambas as partes.

São inúmeras as situações em que o empregado, já insatisfeito com a empresa ou com o chefe, começa a agir de forma diferente de como sempre vinha fazendo no desempenho de sua função, deixando claro sua intenção em sair da empresa.

Para não perder alguns direitos garantidos pela legislação trabalhista no caso de demissão imotivada, o empregado começa a fazer “corpo mole” na esperança de que a empresa se “sature” de suas atitudes e o demita.

Por outro lado a empresa, percebendo a atitude do empregado e não querendo arcar com custos desnecessários, não dá o “braço a torcer” e aí começa a “guerra”.

O primeiro age com provocações como, faltas ao trabalho, desleixo no desempenho das atividades, descumprimento parcial de ordens, entrega em atraso de trabalhos visivelmente fáceis de serem atendidos, atrasos sem justificativas de forma contínua entre outras artimanhas utilizadas com intuito de ser demitido.

A segunda, se utilizando de todo seu poder diretivo e punitivo, atribuindo novas tarefas ao empregado, advertindo-o por faltas e atrasos, investigando atestados médicos e questionando a veracidade dos mesmos, punindo-o com suspensões por faltas injustificadas, transferindo-o para outros setores com objetivo de provocar o pedido de demissão.

Inúmeros são os artifícios e provocações utilizados por ambas as partes para que, em algum momento, uma se sinta esgotada e acabe “jogando a toalha” e cedendo à vontade da outra.

Aquela motivação espontânea que se via no momento do vínculo contratual se rendeu ao desgaste de um relacionamento interno já saturado por intrigas, desavenças, assédios de ambas as partes e falta de respeito, proporcionando um ambiente de trabalho insustentável e impossível de ser mantido.

Neste momento é preciso identificar (RH) os agentes causadores deste ambiente. Na verdade deveria ter sido identificado bem antes de gerar todo este transtorno. Mas se não foi possível manter o vínculo, que este seja desfeito da melhor maneira possível.

Por isso a empresa deve agir de forma prudente e a conversa, na maioria das vezes, é o melhor antídoto a esse “veneno” que pode desencadear num descontentamento geral da equipe do empregado que está provocando a desligamento, bem como num possível processo trabalhista.

Há muitas organizações que preferem desligar de imediato o empregado e manter um ambiente saudável na empresa do que iniciar uma “queda de braço” para ver quem vence no final em detrimento de um descontentamento geral.

De forma alguma se está afirmando que se deixar vencer pelas provocações do empregado que faz “corpo mole” seria a melhor saída, até porque a empresa precisa fazer valer as suas regras de forma que todos as cumpram, sob pena de gerar a desconfiança e a insubordinação dos demais empregados.

Se o empregado age de forma negligente, com desídia, indisciplina ou insubordinação, utilizar-se de advertências verbais e formais, solicitar o afastamento do empregado pelo departamento médico por conta de inúmeros atestados apresentados, aplicar suspensão disciplinar, punir a remuneração com o desconto de faltas e DSR ou mesmo utilizar-se de outras medidas previstas legalmente como a justa causa, é um direito do empregador garantido pelo art. 2º da CLT.

A justa causa está prevista no art. 482 da CLT o qual estabelece quais os atos faltosos cometidos pelo empregado ensejam o justo motivo do desligamento.

É preciso avaliar primeiramente se, a utilização destas medidas e o desgaste que se tem ao longo do tempo até que se caracterize uma justa causa, por exemplo, não seria melhor envolver o empregado e porque não, até sua família, para demonstrar que suas atitudes só irão protelar um desligamento que acabará sendo prejudicial a ele mesmo.

Convencê-lo a pedir demissão em troca de uma carta de recomendação ou até uma ajuda para recolocação no mercado de trabalho, poder uma saída simples, barata e principalmente, sem gerar insatisfação e sem provocar um novo encontro perante a Justiça do Trabalho decorrente de um litígio trabalhista.

Conheça os principais cuidados na rescisão de contrato e ainda como utilizar este momento para identificar possíveis problemas no ambiente do trabalho na obra Cálculos Rescisórios.

Jornada de Trabalho durante os Jogos da Copa do Mundo

Na legislação trabalhista não há nenhuma previsão legal que assegure aos empregados o direito de paralisarem suas atividades profissionais durante o período de transmissão dos jogos da copa, ainda que os empregados o façam no próprio ambiente de trabalho.

A empresa deve se cuidar com a isonomia no tratamento aos empregados, pois deixar um empregado trabalhando e liberar os demais para assistir aos jogos sem que haja necessidade na manutenção dos serviços, ou seja, com o único intuito de aplicar-lhe um “castigo”, pode caracterizar abuso no poder diretivo.

Veja maiores detalhes no tópico Jornada de Trabalho – Folga Durante os Jogos da Copa do Mundo.