Empresas Com Filiais Devem Ter Atenção Redobrada ao Gerar o eSocial

Para estas empresas bem como para as demais, a transmissão dos eventos e tabelas do eSocial deverá ser feita de maneira que os totalizadores globais contemplem todos os trabalhadores da entidade, englobando os dados e informações trabalhistas de todas as filiais nacionais existentes.

Para isso o primeiro passo é o cadastramento da filial, através do evento S-1005, que somente é necessário – e, portanto, obrigatório – nos casos em que a empresa deva prestar informações a qualquer um dos entes relativas a essa filial, por exemplo, quando houver empregados ou prestadores de serviço a ela vinculados.

Caso a empresa inteira seja sem movimento, e não apenas uma filial, então não há necessidade de enviar qualquer tabela. Todavia, não existe impeditivo para que elas sejam enviadas ao eSocial, se houver interesse da empresa. Neste caso, as tabelas ficarão sem uso no eSocial, pois não existirão eventos trabalhistas e remuneratórios para vinculação e deverão ser atualizadas (se necessário) quando do envio dos outros eventos.

Mudança de Procedimentos

É muito comum que empresas com filiais possuam departamentos pessoais distintos, ou até mesmo contratem escritórios contábeis de diferentes regiões para cada uma das suas filiais.

Neste caso é necessário uma adequação nos procedimentos internos de modo que o ambiente do eSocial seja capaz de receber e validar os dados enviados por diferentes departamentos e até mesmo gerados por diferentes sistemas de folha de pagamento.

Uma alternativa seria criar na sede da empresa uma equipe responsável por receber tais informações das demais filiais, validá-las e então realizar a transmissão dos dados de maneira centralizada.

Cabe a cada empresa estabelecer e implementar medidas que gerem sinergia entre departamentos e filiais, de modo que os dados globais relativos a folha de pagamento possam ser validados e transmitidos ao ambiente do eSocial.

Escrito por Jonatan Zanluca, Contador e Coordenador Técnico do Guia Trabalhista, com informações do MOS – Manual de Orientações do eSocial.


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O Caos Trabalhista do eSocial Para Pequenas Empresas Está Próximo!

A chegada do eSocial para os micro e pequenos empregadores é iminente. E tudo indica que estamos nos aproximando de um período de muita dor de cabeça para os pequenos empresários. E a culpa não é deles, mas sim da incompetência dos responsáveis dentro do Governo pela gestão do projeto do eSocial.

O projeto do eSocial, que se arrasta desde 2014 era ambicioso:  Unir, padronizar e simplificar o envio das informações trabalhistas e previdenciárias em um único sistema, abrangendo todas as entidades que possuam trabalhadores, sejam eles públicos ou privados.

Sabemos que a meta acima era complexa. A legislação trabalhista brasileira é extensa, confusa, esparsa, retalhada. Contratar, manter ou demitir funcionários no brasil exige uma burocracia absurda, uma quantidade imensa de papéis, protocolos, atestados, declarações. Calcular os vencimentos mensais de um funcionário é uma tarefa digna de um matemático! É preciso levar em conta os adicionais, descontos, horas extras, férias, retenções… Todas estas horas de trabalho dos profissionais de RH, custam recursos preciosos a todos os empregadores brasileiros. É preciso pensar duas vezes antes de contratar um funcionário!

E assim depois de 4 anos, e após muitas legislações e cronogramas adiados temos a sensação de que o eSocial é um grande problema, e não uma solução. E isso fica muito claro quando olhamos para os pequenos empresários. Veja porque:

Promessa não cumprida

O comitê gestor do eSocial sempre soube que as micros e pequenas empresas deveriam ter tratamento diferenciado, ou seja uma versão mais amigável do eSocial. E o próprio comitê prometeu esta versão simplificada lá em 2015, através da Resolução CGES 3/2015.

Só para se ter uma ideia o layout do eSocial não possui sequer uma interface, sendo atualmente um emaranhado de códigos xmls que precisam ser alimentados, gerados e transmitidos pelos sistemas que precisam ser desenvolvidos ou adquiridos pelas próprias empresas.

Agora imagine como os pequenos empresários, ou seja o padeiro, o lojista, o frentista, o dentista poderiam ter tamanha estrutura administrativa e disponibilidade orçamentária a sua disposição para atender à complexidade do eSocial?

Caso o governo não disponibilize em caráter de urgência a famigerada versão simplificada do eSocial prometida há 3 longos anos, a implantação a partir de julho do eSocial para as micro e pequenas deverá ser quase que totalmente ignorada pelos 6,4 milhões de pequenos negócios no brasil. Eles ficarão a mercê das pesadas multas já existentes caso não consigam realizar o milagre da adequação que se esperam delas.

Será se o foco do programa do eSocial é a penalização do empregador brasileiro? Ou ainda seria o de garantir o ingresso de todos os trabalhadores do país no ambiente tecnológico do eSocial e, sobretudo, estimular o ambiente de negócios do país?

Teremos estas e outras respostas ao longo das próximas semanas. Estamos de olho!

Nota: Enquanto isso os órgãos públicos tem até 2019 para aderir ao eSocial, sendo os últimos da fila. Qual a razão disso?

Escrito por Jonatan Zanluca, Contador e Coordenador Técnico do Guia Trabalhista


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Resta 1 Mês Para Micro e Pequenas Empresas Aderirem ao eSocial

Adesão não é opcional, e deverá ser feita a partir de julho de 2018.

As micro e pequenas empresas brasileiras devem correr contra o tempo a fim de se preparar para o eSocial, a nova forma de envio das informações trabalhistas e previdenciárias.

A obrigatoriedade prevista para julho de 2018 abrange as empresas optantes pelo simples nacional, os Microempreendedores Individuais que tenham pelo menos 1 funcionário e também os condomínios.

O primeiro e mais importante passo é a qualificação cadastral dos dados cadastrais dos funcionários. Esta etapa pode ser feita diretamente pela internet através do link: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral

Versão Simplificada Ainda Não Foi Divulgada

Existe a expectativa que os micro e pequenos empresários possam ter acesso a uma plataforma simplificada online do eSocial, muito parecido com o já em uso eSocial Doméstico. Porém até o momento o Comitê do eSocial não trouxe qualquer informação sobre como ou quando esta plataforma estará disponível para testes.

Nós do Guia Trabalhista recomendamos a atualização profissional dos colaboradores responsáveis pela implementação da sua Empresa no ambiente do E-social. Para isso indicamos o Guia Trabalhista Online. São centenas de tópicos atualizados e exemplificativos sobre os eventos que envolvem o Departamento Pessoal.

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Micro e Pequenas Empresas Precisam Realizar a Qualificação Cadastral Para o eSocial

As Micro e Pequenas empresas do país estarão obrigadas ao envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial já a partir de julho de 2018. Estão inclusas nesta lista as empresas enquadradas no Simples Nacional e os Microempreendedores individuais que tenham ao menos um empregado.

Existe a expectativa que este público possa ter acesso a uma plataforma simplificada para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a exemplo do que já acontece com o eSocial Doméstico. Porém até o momento o Comitê do eSocial não trouxe qualquer informação sobre como ou quando esta plataforma estará disponível para testes.

Pequenas Empresas Devem se Preparar

Os pequenos empreendedores devem se preparar com antecedência, independentemente dos problemas no atraso da versão simplificada. O principal ponto que destacamos é a necessidade da realização da Qualificação cadastral dos funcionários da empresa, que consiste na checagem dos dados cadastrais dos trabalhadores, procedimento fundamental para o eSocial.

Como Realizar a Consulta Cadastral

Foi disponibilizada no Portal do eSocial, através do endereço eletrônico: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral, a consulta cadastral com o objetivo de identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, à data de nascimento, ao CPF e ao Número de Inscrição Social (NIS).

Nos espaços especificados, o empregador deve digitar a data de nascimento, o CPF, o nome completo e o NIS/PIS/PASEP. Há dois tipos de módulos para a consulta:

Módulo web: Envio de dados de até 10 colaboradores simultaneamente. Opção mais adequada para pequenas empresas.

Módulo lote: Encaminhamento de um arquivo do tipo .txt com a documentação de vários profissionais, tendo retorno em até dois dias. Essa opção é mais vantajosa no caso de organizações com equipes muito grandes, por exemplo.

Feita a consulta, o sistema informa o resultado, afirmando que os dados estão corretos ou que há alguma inconsistência, como estar suspenso o CPF ou discrepâncias nos dados cadastrais. Ocorrendo a necessidade de correção, a empresa deve providenciá-la o mais brevemente possível.

Os cadastros que ficarem com alguma pendência no eSocial impedirão a geração de qualquer solicitação referente à admissão, ao cálculo de férias, à rescisão, à folha, aos encargos, aos afastamentos, entre outros.

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Microempreendedor Individual Que Tenha Funcionário Deverá Aderir ao eSocial

Conforme legislação vigente para estar enquadrado como Microempreendedor Individual o empresário pode possuir não mais que um único empregado que receba exclusivamente 1 (um) salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional.

E é justamente nesta situação que os microempreendedores se enquadram no Grupo 2 do cronograma de implementação o do eSocial. Para este grupo de empresas o envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial torna-se obrigatório a partir de Julho de 2018, inicialmente com o envio dos cadastros e tabelas iniciais. Apenas em novembro de 2018 é que todas as informações da folha de pagamento do funcionário precisará ser transmitidas pelo eSocial.

Espera-se que até lá os mais de 4,8 milhões de micro e pequenos empresários e 7,2 milhões de Microempreendedores Individuais (MEI) do país que irão integrar o eSocial tenham a sua disposição uma plataforma simplificada para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a exemplo do que já acontece com o eSocial Doméstico, o que ainda não foi divulgado.

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Condomínios Também Estarão Obrigados ao eSocial a Partir de Julho

As unidades condominiais estão inclusas no Grupo 2 do cronograma de implementação o do eSocial que compreende também as empresas do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais.

Para este grupo de empresas o envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial torna-se obrigatório a partir de Julho de 2018, inicialmente com o envio dos cadastros e tabelas iniciais. Apenas em novembro de 2018 é que todas as informações da folha de pagamento dos funcionários precisarão ser transmitidas pelo eSocial.

Os síndicos e o conselho fiscal dos condomínios devem começar desde já a se preparar para esta nova obrigação trabalhista. É importante entrar em contato com o escritório contábil ou a administradora do condomínio (caso houver) desde já, para alinhar as medidas a serem tomadas por cada um. Um primeiro passo muito importante é a Qualificação Cadastral, dos dados dos funcionários.

A principal mudança é o envio quase que em tempo real das informações dos funcionários, como atestados médicos, dispensas, férias e contratações. Além disso será necessário um sistema próprio para gerar todas estas informações conforme o layout exigido pelo eSocial.

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ESocial – Comitê Publica Nota Orientativa

Nota Orientativa 006/2018:

A Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 2, de 30 de agosto de 2016, com redação alterada pela Resolução CD – eSocial nº 03, de 29 de novembro de 2017, estabeleceu a implantação gradual do eSocial, dividindo os obrigados por grupos específicos e escalonando a implantação, dentro de cada grupo, por tipos de eventos.

Relativamente ao primeiro grupo de empresas obrigadas (empresas com faturamento superior a 78 milhões), a implantação escalonada dos eventos cumpre o seguinte cronograma: 08/01/2018 – eventos do empregador e tabelas; 01/03/2018 eventos não periódicos; e 01/05/2018 (eventos periódicos).

Inobstante a terceira fase do primeiro grupo de obrigados tenha início no dia 1º/05/2018, a nova versão do leiaute do eSocial (2.4.02), com as alterações promovidas Nota Técnica nº 01, de 21/03/2018, Nota Técnica nº 02, de 12/04/2018 e Nota Técnica nº 03, de 19/04/2018, só será disponibilizada a partir do dia 08/05/2018, para evitar problemas de migração durante o período de fechamento da folha dos empregadores domésticos.

Para essas empresas, deverão ser enviados os eventos periódicos, observando-se as seguintes diretivas:

  • devem ser informados:
    1. todos os fatos geradores (remuneração) ocorridos a partir de 1º de maio de 2018 – evento S-1200;
    2. todos os pagamentos ocorridos em maio de 2018, mesmo que se refiram a competências anteriores – evento S-1210.
  • Os pagamentos efetuados durante o mês de maio, quando se referirem a competências anteriores, deverão ser informados no eSocial, observando-se o regime de caixa, por meio do evento S-1210, com indicação de tipo de pagamento {tpPgto} = [9] – Pagamento relativo a competências anteriores ao início de obrigatoriedade do eSocial. Esta orientação se aplica inclusive na hipótese do pagamento aos trabalhadores referente à folha de abril ter se dado em maio.
  • Os pagamentos relativos a antecipação de férias {tpPgto} = [7] ou a competências anteriores ao início de obrigatoriedade do eSocial {tpPgto} = [9], podem ser enviados sem o prévio lançamento em um dos eventos S-1200/S-1202/S-1207/S-2299 ou S-2399. Todavia, é necessário que primeiramente seja feito o cadastramento do trabalhador (evento S-2200 ou S-2300, conforme o caso).
  • Caso haja desligamento de trabalhador, com efeitos remuneratórios, entre os dias 1º e 07 de maio, o evento de desligamento (S-2299 ou S-2399) deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações de verbas rescisórias (grupo verbasResc). Para mais esclarecimentos sobre o tema, consulte a Nota Orientativa nº 05/2018.
  • Deverão ser observados os prazos de envio dos eventos previstos no Manual de Orientação do eSocial – MOS.

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Manual Versão 2.4 – A partir de Janeiro/2018

ESocial Irá Substituir Folha de Pagamento das Grandes Empresas a Partir de Maio

A partir do dia 1º de Maio torna-se obrigatório a transmissão dos eventos S-1200 a S-1300 que incluem a remuneração mensal dos trabalhadores e o fechamento dos eventos periódicos. Na prática o eSocial substituirá integralmente as informações que antes eram feitas através da folha de pagamento.

Estão incluídos neste grupo os empregadores com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões reais), chamado no cronograma de implementação do eSocial de Grupo 1.

Para as demais empresas, incluindo as enquadradas no Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais o eSocial ainda não foi implementado em nenhuma de suas etapas, o que ocorrerá a partir de 1º de Julho de 2018. Até lá espera-se que o Comitê Gestor do eSocial divulgue informações sobre a plataforma simplificada do eSocial para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a exemplo do que já acontece com o eSocial Doméstico.

Esta medida vai de encontro a própria Constituição Federal e a Lei Complementar nº 123, ao proporcionar tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte. Este é um benefício aguardado e muito bem vindo, a fim de beneficiar e simplificar a vida das pequenas empresas brasileiras.

Consulte também, no Guia Trabalhista Online:


E-Social – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Atenção para as Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias que Vencem Hoje 06.04.2018

Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias que vencem hoje (06.04.2018):

SALÁRIOS

Pagamento dos salários de MARÇO/18 deve ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente.

FGTS

Recolhimento do FGTS da competência do mês de MARÇO/2018.

GFIP/SEFIP

GFIP transmitida via Conectividade Social – referente mês MARÇO/2018. Deve ser apresentada mensalmente, independentemente do efetivo recolhimento ao FGTS ou das contribuições previdenciárias.

CAGED

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – referente a MARÇO/2018. A Portaria MTE 2.124/2012 tornou obrigatória (a partir de jan/13) a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração do CAGED.

EMPRESAS DE TRABALHO TEMPORÁRIO – INFORMAÇÃO AO MTE

Informar por meio do acesso ao Sistema de Registro de Empresas de Trabalho Temporário – SIRETT, os contratos de trabalho temporários celebrados no mês anterior.

IRRF – INSS – FGTS – DOCUMENTO ÚNICO DE ARRECADAÇÃO SIMPLES DOMÉSTICOS – DAE

A emissão da DAE pelo Simples Doméstico através do portal do eSocial poderá ser gerada pelo menu “Folha/Recebimentos e Pagamentos“.

Acesse a Agenda Completa e veja o prazo do vencimento das demais obrigações trabalhistas e previdenciárias em Abril/2018.

Fonte: Guia Trabalhista – Agenda Trabalhista e Previdenciária.

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Terceira Etapa do eSocial Para Grandes Empresas Começa dia 08/05

Na terceira etapa, empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões precisam incluir no sistema dados referentes às folhas de pagamento, conforme o cronograma de implementação do eSocial. Esta etapa começa em 1º de maio para empresas com faturamento superior a R$78 milhões, incluídas no primeiro grupo.

Nesta fase, as empresas deverão incluir informações relativas às suas folhas de pagamento no sistema, os chamados eventos periódicos.

Apesar de a terceira fase se iniciar no dia 1º de maio, o web service estará disponível para recebimento dos eventos periódicos apenas a partir de 08 de maio. Esta medida visa a garantir uma melhor performance do sistema, pelo aumento de acessos pelos empregadores domésticos até o dia 07.

Veja as seguintes orientações:

– Os dados dos eventos de folha devem abranger todo o mês de maio, desde o dia 1º.

– Caso haja desligamento entre 1º e 07 de maio, o evento de desligamento (S-2299 ou S-2399) deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações de verbas rescisórias (grupo verbasResc).

– Os eventos não periódicos (admissões, afastamentos, férias, etc.), além dos eventos iniciais e de tabelas, continuam sendo recebidos normalmente pelo sistema, inclusive no período de 1º a 07.

Fonte: Portal do eSocial


eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

Conheça a Nova Obrigação Acessória para os Empregadores que será exigida a partir de 2015! Assuntos atualizados de acordo com a legislação. Ideal para administradores de RH, contabilistas, advogados, auditores, empresários, consultores, juízes, peritos, professores, fiscais, atendentes de homologação sindical e outros profissionais que lidam com cálculos trabalhistas.

Já Atualizado conforme a última versão 2.4, a partir de Janeiro de 2018

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