Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações.
É proibido ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
O empregador que optar pelo sistema informatizado, além de garantir a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, deverá também:
I – manter registro individual em relação a cada empregado;
II – manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
III – assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos
É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
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