A Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPT) 211/2019 estabeleceu que é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão ICP-Brasil, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
- Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
- Programa de Proteção Respiratória – PPR;
- Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
- Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
- Plano de Proteção Radiológica – PRR;
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
O arquivo eletrônico que contém os documentos acima mencionados deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos acima, assinados no padrão da ICP-Brasil (ou assinados manualmente), inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.
A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos listados acima é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da mencionada portaria:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Nota: Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
Fonte: Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPT) 211/2019.