A empresa é obrigada a elaborar mensalmente a folha de pagamento da remuneração paga devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento (art. 225 do Decreto 3048/1999).

Na folha de pagamento deverão estar discriminados o nome do empregado, do trabalhador avulso, autônomo e equiparado, o cargo, as parcelas integrantes da remuneração, os descontos legais, dentre outras que identifiquem legalmente as respectivas rubricas utilizadas na elaboração da folha, bem como os utilizados na escrituração contábil e o consequente recolhimento das obrigações sociais e trabalhistas.

Na falta de discriminação ou o pagamento “por fora” pode gerar um passivo trabalhista para a empresa que, uma vez acionada na Justiça do Trabalho, poderá ser condenada ao pagamento dos valores não discriminados, que não foram alvo dos recolhimentos das obrigações sociais, bem como deixaram de compor a remuneração total do empregado para fins de pagamento de férias, 13º salário, FGTS e verbas rescisórias.

Entretanto, apresentando a empresa os comprovantes devidos, caberá ao reclamante comprovar que houve pagamento “por fora”, sob pena de seu pedido ser negado pela Justiça do Trabalho.

Veja julgamento recente em que o reclamante não obteve êxito na alegação do pagamento por fora, uma vez que a empresa juntou todos os recibos comprovando os pagamentos legalmente.