O Que Muda Para Empregadores e Trabalhadores com a Carteira de Trabalho Digital?

A criação, esta semana, da Carteira de Trabalho e Previdência Social Digital trouxe alterações importantes nas relações entre empregadores e trabalhadores e em rotinas do Departamento Pessoal. A CTPS Digital é o resultado direto da transição da folha de pagamento das empresas para o mundo digital através do eSocial.

Isso porque a Carteira de Trabalho Digital será alimentada com os dados do eSocial. Os empregadores já obrigados ao eSocial, de acordo com o calendário divulgado, devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores – não apenas referentes à admissão, mas todos os dados já solicitados. As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital serão disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web.

Não existe procedimento de “anotação” da CTPS Digital, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz drasticamente a burocracia, visto que a partir de agora o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.

Contudo, é importante esclarecer que eventos como alteração salarial, gozo de férias ou desligamento não serão exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos: o primeiro é que o prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial, pelo empregador é, em regra, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento. O segundo motivo é que há um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital. Há um tratamento da informação, sua inclusão no CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais, para só então ser apresentado na CTPS Digital. Esse processamento garante que os dados exibidos na CTPS Digital são os mesmos que serão utilizados pelo INSS para a concessão de benefícios.

Por força de lei, de agora em diante a CTPS em papel será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:

  • dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
  • anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas ao novos fatos serão feitas apenas eletronicamente);
  • dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Fonte: Portal do eSocial, 26/09. Adaptado pela equipe do Guia Trabalhista.

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Cuidado – Folha de Pagamento Deve Ser Elaborada de Forma Criteriosa!

A folha de pagamento é o demonstrativo que relaciona as diversas verbas recebidas, por funcionário, bem como os descontos legais ou autorizados pertinentes.

Um alerta importante: a partir de MARÇO/2019, não poderá haver qualquer desconto de mensalidade sindical, contribuição sindical, contribuição confederativa, associativa ou similar, tendo em vista a Medida Provisória 873/2019 – veja maiores detalhes: Empresas Não Podem Descontar a Contribuição Sindical a Partir de Março/2019.

Destacamos que muitas empresas que mantém sistemas automatizados de cálculo de folha, ainda não realizaram os ajustes necessários para omitirem o desconto sindical, pelo que urge fazê-lo, cabendo ao gestor de RH fazer a análise antes de liberar os valores a serem pagos.

No aspecto legal, o empregador é obrigado a elaborar mensalmente a folha de pagamento, constando a remuneração paga devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento (art. 225 do Decreto 3048/1999).

Atente-se, ainda, que as verbas rescisórias compõe a folha. Ou seja, ainda que pagas antes do final do mês, devem ser especificadas. Idem para férias pagas.

Na folha de pagamento, deverão estar discriminados:

 – O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício.

 – Cargo, função ou serviços prestados.

 – Parcelas integrantes da remuneração.

 – Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.).

 – O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade.

 – Os descontos legais.

 – A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Veja maiores detalhamentos nos tópicos do Guia Trabalhista Online:

Folha de Pagamento – Obrigatoriedade

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL

Pagamento de Verbas Rescisórias

Parcelas que não Configuram Salário

Vale Transporte

Férias – Cálculos nos Meses de 28, 29 e 31 dias

Empresas do Simples Nacional Terão Acesso a Versão Simplificada do eSocial

Os mais de 4,8 milhões de micro e pequenos empresários e 7,2 milhões de Microempreendedores Individuais (MEI) do país irão integrar o eSocial a partir de julho de 2018, contanto que possuam ao menos um empregado. Com foco neste público, está sendo desenvolvida uma plataforma simplificada para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, a exemplo do que já acontece com o eSocial Doméstico.

Esta medida vai de encontro a própria Constituição Federal e a Lei Complementar nº 123, ao proporcionar tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte. Este é um benefício aguardado e muito bem vindo, a fim de beneficiar e simplificar a vida das pequenas empresas brasileiras.

Ambiente de testes

Já está em curso, o ambiente de testes do eSocial, disponível a todas as empresas interessadas na sua utilização. Porém esta versão não contempla a plataforma simplificada a ser disponibilizada microempresas e empresas de pequeno porte. A atual plataforma de testes também não possui um ambiente web com interface, o que dificulta a utilização do serviço pela grande massa de empresas brasileiras.

Empresas do Simples Nacional Devem se Preparar

Mas isso não significa que as Empresas Enquadradas no Simples Nacional devem ficar inertes aguardando a divulgação da versão simplificada do eSocial. Pelo contrário, é importante investir em treinamento dos colaboradores que atuam no departamento de recursos humanos destas empresas e nos profissionais dos escritórios contábeis atuantes no setor trabalhista. Outros pontos podem ser ainda “adiantados”:

 – Analise o cadastro de funcionários da sua empresa. Caso seja necessário, atualize os dados e certifique-se de que os dados atuais estão corretos. Este processo poderá evitar transtornos futuros na hora da implementação. Existe uma ferramenta disponibilizada pelo próprio INSS (http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml) que irá acusar caso algum dado esteja divergente aqueles cadastrados nos órgãos oficiais.

– Reveja se as rotinas trabalhistas como admissão, demissão, férias, aviso-prévio estão cumprindo os requisitos e os prazos legais estabelecidos. Por exemplo: Para a admissão de um empregado é necessário o exame médico, bem como a comunicação prévia a Previdência Social (este último será necessário somente quando o E-social for implementado).

Nós do Guia Trabalhista recomendamos a atualização profissional dos colaboradores responsáveis pela implementação da sua Empresa no ambiente do E-social. Para isso indicamos o Guia Trabalhista Online. São centenas de tópicos atualizados e exemplificativos sobre os eventos que envolvem o Departamento Pessoal.

Caso não seja assinante é possível solicitar um Login e Senha de testes para acessar todo nosso conteúdo por 10 dias gratuitos.

Basta acessar: http://www.guiatrabalhista.com.br/cadastroguia.htm

Prepare-se! O E-social está chegando.

Sim! Depois de um bom tempo ele finalmente será totalmente implementado. Faltam menos de 2 meses para a liberação da versão que será disponibilizada aos empregadores. Assim os colaboradores envolvidos nas rotinas do Departamento Pessoal poderão testar e se familiarizar com o novo layout que será responsável por centralizar todas as informações trabalhistas que hoje são enviadas por diversos meios à Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal e Previdência Social.

A obrigatoriedade do E-social começará dia 1º janeiro de 2018 para grandes empresas e para as demais dia 1º julho de 2018. Até lá é importante preparar um check-list de ações que você como gestor, empresário ou colaborador poderá por em prática para que o processo de transição seja eficiente.

 – Verifique se o desenvolvedor/distribuidor do seu software de departamento pessoal está procedendo as atualizações devidas e o suporte necessário a geração dos arquivos para o E-social. Apesar da versão final de testes ainda não ter sido liberada todo o código do layout já foi apresentado, permitindo que os desenvolvedores já possam trabalhar nas atualizações do seu sistema interno.

 – Analise o cadastro de funcionários da sua empresa. Caso seja necessário, atualize os dados e certifique-se de que os dados atuais estão corretos. Este processo poderá evitar transtornos futuros na hora da implementação. Existe uma ferramenta disponibilizada pelo próprio INSS (http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml) que irá acusar caso algum dado esteja divergente aqueles cadastrados nos órgãos oficiais.

– Reveja se as rotinas trabalhistas como admissão, demissão, férias, aviso-prévio estão cumprindo os requisitos e os prazos legais estabelecidos. Por exemplo: Para a admissão de um empregado é necessário o exame médico, bem como a comunicação prévia a Previdência Social (este último será necessário somente quando o E-social for implementado).

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Como Checar as Rotinas Trabalhistas?

São centenas de procedimentos regulares, exigidos dos empregadores, no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Para certificar-se que nada está sendo esquecido ou feito de modo inadequado, recomenda-se que, periodicamente, se execute uma auditoria interna nos procedimentos trabalhistas, como:

  • exame da folha de pagamento;
  • análise de documentação;
  • checagem de cálculos (férias, 13º salário, horas extras e outros)
  • pagamentos e retenções (IRF, GPS, Contribuição Sindical)

Dentre os objetivos da auditoria trabalhista, destacam-se:

  1. Evitar ou corrigir fraudes e erros.
  2. Reduzir as contingências trabalhistas e previdenciárias (possibilidades de multas e reclamatórias na justiça do trabalho).
  3. Adequar cálculos e procedimentos às exigências legais (CLT, Regulamento da Previdência Social) e de controle financeiro da entidade auditada (custos, orçamento, tesouraria).

Veja obras relacionadas a este tema:

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Comunicado da Caixa sobre Conectividade Social ICP

Informamos a disponibilidade no Conectividade Social ICP do novo serviço “Cadastro NIS”.

Com esse serviço é possível realizar o cadastramento on-line de novos trabalhadores, com a geração e conhecimento imediato do número do NIS.

O acesso à nova funcionalidade está disponível na cesta de serviços de Pessoa Jurídica, contudo, para que a rotina seja executada por terceiros deverá ser realizada a procuração digital, por meio do Módulo de Procuração, disponível no próprio CNS ICP.

Com esta inovação atendemos à demanda de empregadores e escritórios de contabilidade, viabilizando o cadastramento de NIS via WEB, não havendo mais a necessidade de comparecimento às agências.

Informamos ainda que o acesso on-line ao Cadastro NIS pela internet, disponibilizado desde março de 2013, será totalmente integrado ao Conectividade Social ICP, e seu prazo final de funcionamento comunicado oportunamente.

Fonte: e-mail FENACON – 29.09.2015

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Contribuição Sindical – Obrigatoriedade do Desconto

No ato da admissão de qualquer empregado, dele exigirá o empregador a apresentação da prova de quitação da contribuição sindical.

Os empregados que não estiverem trabalhando no mês destinado ao desconto da contribuição sindical, serão descontados no primeiro mês subsequente ao do reinício do trabalho.

De igual forma se procederá com os empregados que forem admitidos depois daquela data e que não tenham trabalhado anteriormente nem apresentado a respectiva quitação.

Bases: art. 601 e 602 da CLT.

Conheça as principais rotinas do departamento pessoal através da leitura da obra:

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Manual de Auto-Treinamento: Departamento de Pessoal

No dia-a-dia das rotinas trabalhistas, há necessidade de implementar mudanças, atendendo à legislação e também às novidades que surgem, como o E-Social.

O ideal é que o profissional atualize seus conhecimentos de forma permanente. Entretanto, como temos constatado, os cursos de atualização na área são caros e incompletos, gerando ainda necessidades de deslocamento, gastos com alimentação, viagem e exigindo ausência no trabalho (o que pode provocar estresse devido ao acúmulo de serviço no retorno).

Sugere-se então que o próprio profissional procure gerir seus conhecimentos de forma auto-didata, ou seja, buscando ler diariamente ou de forma regular assuntos relativos à suas atividades, para não ficar defasado nestes conhecimentos.

Pensando nestas e outras dificuldades, nossa equipe elaborou uma obra voltada às principais rotinas do departamento pessoal, desde a admissão até a rescisão do contrato, em formato eletrônico atualizável.

Desta forma, no trabalho, em casa ou em outro lugar o operador do departamento de pessoal poderá reciclar seus conhecimentos e utilizar o manual para certificar-se que está realizando suas atividades em consonância com a legislação trabalhista atualizada.

Veja maiores detalhes da obra Departamento de Pessoal

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Observância das Rotinas Trabalhistas

Na área trabalhista há dezenas de trâmites que devem ser observados com regularidade visando adequação à legislação laboral.

Busca-se, desta forma, a prevenção de falhas no atendimento à legislação, bem como a eliminação de erros operacionais que possam gerar multas e reclamatórias trabalhistas.

Nossa equipe elaborou um resumo das principais rotinas trabalhistas (clique para acessar o conteúdo).

Manual eletrônico de conteúdo explicativo, contendo as principais rotinas do Departamento de Pessoal de acordo com a legislação trabalhista vigente!Atualização garantida por 12 meses! Clique aqui para mais informações. Manual de Rotinas Trabalhistas

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