Veja Como Utilizar o Ambiente de Testes do eSocial

04/09/201704/09/2017 Portal TributárioDeixe um comentário

Com a liberação do acesso ao ambiente de testes do eSocial a empresas de todos os segmentos desde o dia 1º de agosto, muitas dúvidas em relação ao envio dos dados para o ambiente de homologação têm surgido.

O período de testes permite que as empresas se preparem antes do envio obrigatório dos eventos – cuja primeira onda está programada para o dia 1º de janeiro de 2018. Nesta fase não há uma interface como temos hoje no acesso do empregador doméstico. Para a realização dos testes, as empresas deverão utilizar sistemas próprios, que farão a comunicação com o eSocial via Web Service, conforme orientações para desenvolvedores na área de Produção Restrita.

Entenda o que fazer antes de enviar eventos:

1. Qualificação cadastral dos colaboradores: validar informações básicas (como CPF, PIS, Data de Nascimento e o Nome completo e correto dos colaboradores) vai evitar muitos problemas no momento da transição, sem contar que vai atualizar todos os dados do quadro de funcionários da empresa.

2. Saneamento da base de dados: os dados a serem enviados devem estar de acordo com a situação atual dos colaboradores e com as tabelas-padrões disponibilizadas pelo eSocial. Essa etapa deverá ser tratada de forma minuciosa, pois o envio de dados desatualizados ou inconsistentes poderá gerar problemas futuros. Para saber mais, acesse esse conteúdo, disponibilizado no site da Senior.

Saiba quais eventos enviar primeiro:

1. S-1000: neste evento são fornecidas as informações do empregador/contribuinte/órgão público e nossa recomendação é que os demais eventos sejam enviados apenas após a validação deste.

2. Eventos iniciais e de tabelas: são aqueles responsáveis por informações que validarão os eventos periódicos e não periódicos, utilizados como base para compor informações dos outros eventos do eSocial, como o S-1010, S-1020, S-1030 e s-1050, entre outros.

Nesse momento, caso existam divergências entre a base de dados do cliente e o esperado pelo ambiente do governo, o usuário deverá providenciar os ajustes necessários antes de dar continuidade no processo de envio dos demais eventos.

3. S-2100: este evento refere-se ao Cadastramento Inicial do Vínculo e, com a publicação da versão 2.3 do eSocial, será substituído pelo evento S-2200 – Cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador. Enquanto a mudança não acontece, o ambiente do Governa segue validando o evento S-2100.

4. Demais eventos periódicos e não periódicos: uma vez que a base das informações já foi enviada e validada, todos os demais eventos periódicos e não periódicos, como o S-1200, S-1210, S-2206, S-2210, S-2230, entre outros, podem ser enviados.

5. S-1299: este evento tem por finalidade informar o encerramento da transmissão dos eventos periódicos em determinado período de apuração.

6. S-1295: este evento será liberado apenas na versão 2.3 do eSocial e foi criado como solução de contingência para o caso de a empresa não conseguir fazer o fechamento dos eventos periódicos por meio do S-1298, que deverá ser utilizado para reabrir um movimento de um período já encerrado.

7. Eventos totalizadores: após o envio dos eventos periódicos, ocorrem os eventos totalizadores S-5001, S-5002, S-5011, S-5012 que são os de retorno ao contribuinte e permitem a conferência de encargos.

A execução dessas etapas poderá ajudar no processo de envio dos eventos, mas cabe a cada gestor identificar as necessidades de acordo com a realidade existente.

Por isso, atenção:

1. Procure manter seu sistema sempre atualizado. Dessa forma, é possível garantir o preenchimento completo das informações e a geração correta dos dados a serem enviados nos eventos do eSocial.

2. O acesso ao eSocial poderá ocorrer via Certificado Digital (CD) – uma assinatura com validade jurídica que funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

O CD pode ser solicitado no site das Autoridades Certificadoras e os tipos mais comercializados são o A1 (tem validade de um ano e é armazenado no computador) e o A3 (tem validade de até 5 anos, sendo armazenado em cartão ou token criptográfico). Para a emissão do CD, é necessário que um gestor da empresa solicitante vá pessoalmente a uma autoridade de Registro da Autoridade Certificadora para validar os dados preenchidos na solicitação.

Fonte: Portal Administradores, Escrito por Andreia Adami — Analista de Negócios da solução Gestão de Pessoas, Adaptado pela Equipe Guia Trabalhista.

eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

Termo de Quitação Anual de Débitos Trabalhistas – Possibilidade ao Empregador

25/08/201716/10/2017 Portal TributárioDeixe um comentário

A Reforma Trabalhista trouxe uma novidade que pode mudar substancialmente o passivo trabalhista das empresas.

Trata-se de um instrumento legal amplamente utilizado no meio comercial há um bom tempo, por meio da Lei 12.007/2009, a qual obriga as pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados a emitir e a encaminhar ao consumidor, declaração de quitação anual de débitos.

Este mesmo instrumento legal foi institucionalizado no âmbito trabalhista, por meio do art. 507-B da CLT, nos seguintes termos:

“Art. 507-B. É facultado a empregados e empregadores, na vigência ou não do contrato de emprego, firmar o termo de quitação anual de obrigações trabalhistas, perante o sindicato dos empregados da categoria. “

Pode se extrair do citado artigo que as partes (empregado e empregador) poderão, anualmente, por meio do citado termo, dar quitação das obrigações trabalhistas de uma para com outra parte, com ciência e homologação por parte do sindicato da categoria.

Não obstante, o § único do citado artigo ainda estabelece que as partes darão, uma vez firmado o respectivo termo, a eficácia liberatória das parcelas, conforme abaixo:

Parágrafo único. O termo discriminará as obrigações de dar e fazer cumpridas mensalmente e dele constará a quitação anual dada pelo empregado, com eficácia liberatória das parcelas nele especificadas.

O termo “eficácia liberatória” traz o conceito de dar quitação às obrigações que constam no termo firmado, nos moldes do que já dispõe a Súmula 330 do TST, quando faz menção à eficácia liberatória em relação às parcelas expressamente consignadas no TRCT, quando passada pelo empregado, com assistência de entidade sindical de sua categoria.

Portanto, a validade do termo pressupõe a assistência do sindicato da categoria profissional, desde que não haja ressalva expressa e especificada ao valor dado à parcela ou parcelas impugnadas.

O empregador que dispor do termo de quitação anual de débitos trabalhistas poderá se valer deste instrumento para se defender em caso de eventual reclamatória trabalhista, quando nela haver pedidos que já tenham sido objetos da quitação dada pelo empregado no Termo de Quitação Anual.

Manual da Reforma Trabalhista

Mudanças na CLT – Teoria e Prática da Reforma Trabalhista
Saiba o que mudou e como gerir nas práticas as mudanças!

Reforma Trabalhista Dispensa a Homologação da Rescisão Contratual

25/08/201716/10/2017 Portal TributárioDeixe um comentário

Antes da publicação da Lei 13.467/2017 (a chamada lei da Reforma Trabalhista), as regras para a formalização da rescisão de contrato de trabalho, independentemente do motivo do desligamento, obedeciam a dois critérios específicos, nos termos do art. 477 da CLT, sendo:

a) A desnecessidade da homologação da rescisão de contrato junto ao sindicato da categoria profissional, quando se tratar de desligamento de empregado com menos de 1 ano de serviço;

b) A obrigatoriedade da homologação da rescisão de contrato junto ao sindicato da categoria (ou outro órgão competente) quando se tratar de desligamento de empregado com mais de 1 ano de serviço.

O § 1º do art. 477 da CLT, que estabelecia que o recibo de quitação de rescisão do contrato de trabalho, firmado por empregado com mais de 1 (um) ano de serviço, só seria válido quando feito com a assistência do respectivo Sindicato ou perante a autoridade do Ministério do Trabalho, foi revogado pela citada lei.

Portanto, a partir de novembro/2017 (quando entra em vigor a lei da reforma trabalhista), empregado e empregador estarão desobrigados da homologação junto ao sindicato, podendo acordarem em formalizar o desligamento na própria empresa, independentemente do tempo de emprego.

Manual da Reforma Trabalhista

Mudanças na CLT – Teoria e Prática da Reforma Trabalhista
Saiba o que mudou e como gerir nas práticas as mudanças!

EFD-Reinf Trará Novos Desafios para o Departamento Pessoal das Empresas

11/08/201711/08/2017 Portal TributárioDeixe um comentário

O setor de departamento pessoal e recursos humanos das empresas brasileiras sofrerão impactos significativos já a partir de novembro de 2017 com a entrada em vigor da reforma trabalhista. Mas o grande impacto virá a partir de janeiro de 2018 com o início da obrigatoriedade do eSocial e também da EFD-Reinf, que está sendo tratado como um módulo integrante do eSocial.

Neste artigo iremos tratar especificamente desta nova obrigação acessória que irá demandar e muito de informações advindas do departamento pessoal das empresas.

O principal ponto de atenção refere-se a retenção da contribuição previdenciária também chamada de retenção de INSS, que é devida pelo prestador de serviços de cessão de mão-de-obra ou empreitada, mas recolhida pelo tomador do serviço, de maneira antecipada.

Esta modalidade de retenção é uma das situações que exigem das empresas envolvidas uma visão ampla de negócio sem barreiras de setorização ou departamentos.

Para exemplificar este fato, iremos acompanhar abaixo os trâmites burocráticos que envolvem a prestação de serviço entre duas empresas onde haja retenção de INSS:

Passo 1 – A empresa prestadora executa os serviços conforme definido em contrato e emite a nota fiscal, destacando a retenção devida. Em seguida envia a NF para a empresa tomadora.

Passo 2 – A empresa tomadora deverá checar se a nota fiscal foi emitida corretamente e autorizar o financeiro a efetuar o pagamento, já descontado o valor da retenção.

Passo 3 – A nota fiscal é então encaminhada ao departamento pessoal da empresa tomadora que deverá emitir a guia de recolhimento do INSS com os dados da empresa prestadora.

Passo 4 – A guia de recolhimento é então encaminhada ao financeiro da empresa tomadora, para realização do pagamento dentro do prazo devido.

Passo 5 – Ambas as empresas deverão ter em mãos os dados cadastrais uma da outra, bem como os dados completos da nota fiscal retida e do pagamento efetuado para que possam transmitir em tempo hábil suas respectivas EFD-Reinfs, sem qualquer divergências entre elas.

Observe que a possibilidade de haver problemas em algumas das etapas do processo é alta. Qualquer quebra em um destes processos podem levar a falta de recolhimento do tributo, recolhimento indevidos, pagamentos duplicados e a perda do prazo legal na transmissão da obrigação acessória.

Neste sentido a EFD-Reinf trará um desafio extra para as empresas, pois deverá ser entregue mensalmente até o dia 20 do mês subsequente, ao contrário da DIRF que tem sua entrega anual.

Portanto é sua responsabilidade como gestor, se antever a estes problemas. Faça uma comunicação prévia com as empresas terceiras prestadoras de serviços com o objetivo de alinhar os processos entre ambas e principalmente oriente e prepare seus funcionários que são responsáveis por estes trâmites burocráticos.

Escrito por Jonatan Zanluca, Contador e Coordenador Técnico do Guia Trabalhista

Para mais detalhes sobre esta nova obrigação acesse:
Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf

Para mais informações sobre as retenções de INSS acesse:
Retenção de INSS na Prestação de Serviço

Manual de Retenções das Contribuições Sociais

Mais informações

Meses que Antecedem o Início do eSocial Requerem Planejamento

10/08/201711/08/2017 Portal TributárioDeixe um comentário

Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal.

Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para quão impactante é o projeto.

Esse é um caminho perigoso já que tudo indica que 2018 será turbulento. No início do próximo ano, por exemplo, teremos que manter a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), e paralelamente dar início ao eSocial. Sem contar as possíveis mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH.

Mas por onde começar? Escuto muito essa pergunta nas palestras que ministro e percebo que boa parte das companhias estão perdidas. Por isso, separei algumas orientações para ajudar as empresas que ainda não sabem como se adequar ao eSocial. Vamos lá?

O primeiro ponto para ter sucesso é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH.

Feito isso, é importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa. Mas como fazer esse mapeamento? Eu sempre oriento nossos clientes a começar respondendo as seguintes perguntas:

As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?
Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?
A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo?
Seu fornecedor de software disponibilizará as atualizações? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?
Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?

As respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital.

A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se a resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas. O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção.

Reforço que é essencial revisar os processos da empresa como um todo. O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também irá exigir dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.

Por fim, é fundamental escolher parceiros confiáveis, que atendam todos os subsistemas da área de RH. Por exemplo, a fornecedora de software de folha de pagamento é a mesma de Medicina e Segurança do Trabalho? É certo que a solução de folha irá gerar a maior parte das informações, mas ela dependerá de uma série de dados que estão em outros sistemas. Por isso, é interessante concentrar essas atividades em um mesmo fornecedor. Assim, as companhias reduzem riscos e evitam retrabalho com integrações.

Fonte: Portal Administradores, escrito por Sáttila Silva – Gerente de Planejamento da LG Lugar da gente.

E-Social – Teoria e Prática